根据教育部国家档案局27号令（《高等学校档案管理办法》），为加强我校学生档案的管理，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，特制定本办法。

第一条：管理原则

江南大学学生档案管理实行学校与院系两级管理体制，档案馆是学生档案管理的职能部门，制定学生档案管理办法并统一组织实施管理，各院系配合档案馆做好学生档案的日常管理工作。

第二条：院系职责

1.各院系负责接收、整理、分类、保管本院系学生档案。具体负责新生的建档工作、毕业生的归档工作。

2.各学院接收到新生人事档案材料后，应按照专业、班级分类，并按学号排列后移交档案馆。

3.档案馆将根据校学生工作处每届毕业生共作的具体安排，确定毕业生人事档案材料的归档时间，并提前通知各学院将毕业生的材料归档。

第三条：档案馆职责

档案馆完成各类档案材料与院系的交接工作、协调处理日常管理中出现的各类问题。具体指导院系完成新生建档，毕业生档案的整理、归档和转递等工作，协调处理毕业生离校后的档案相关事宜。

第四条：归档内容

学生档案材料的归档内容包括：高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表以及其它经学校审定需归档的材料等。

第五条：归档要求

1.学生档案的归档材料在填写过程中必须认真书写，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。

2.学生档案归档的材料必须是办理完毕的正式材料，注明形成材料的时间，经承办部门盖章后，由各院系按规定移交至档案馆。

3.一般不得用复印件代替原件存档。

第六条：毕业生档案转递

1.本科毕业生档案由各院系归档整理后移交档案馆，档案馆验收后，按每个毕业生报到证上地址统一到邮局办理EMS转递。

2.应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持单位调档函，由档案馆审查批准后方可调档。

3.其他用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信及本人身份证（或工作证），方可提取档案。

第七条：档案查阅规定

1.校内各院系主管学生工作的党团干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案时，须办理登记手续后方可查阅学生档案。

2.校外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由二人同时持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，方可到档案馆查阅。

3.在校学生不能查阅自己或他人的档案。